Laatste Tweet

Zijn jouw zakelijke kosten wel écht zakelijke kosten?

Veel ondernemers boeken kennelijk nogal veel privékosten op de zaak. Uit een steekproef onder 360 ondernemers werd door de fiscus al voor 1,3 miljoen euro (!) aan onterechte zakelijke kosten gecorrigeerd. Reden voor de fiscus om een grotere groep ondernemers onder de loep te nemen. De boete van de navordering kan oplopen tot 100 procent. Wat mag je eigenlijk onder zakelijke kosten rekenen?

Privékosten op de zaak boeken is zeer verleidelijk. Het drukt je winst, je betaalt minder belasting en je kunt je privé meer veroorloven. De belastingdienst kwam in de pilot bijvoorbeeld een ondernemer op het spoor die een keuken van € 35.000 via de boekhouding van de zaak liet lopen.

Binnen redelijke grenzen

De fiscus is duidelijk over welke kosten je op de zaak mag aftrekken. Alleen de kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je bedrijf, zijn aftrekbaar. De fiscus: “Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.”

100 procent aftrekbaar
Zakelijke kosten waarmee je te maken kunt krijgen, zijn:

– adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming
– inschrijving in het handelsregister
– huur van bedrijfsruimte
– briefpapier en ander correspondentiemateriaal
– inrichting van een kantoor of werkplaats
– onderhoudskosten
– verzekeringen

Zakelijke kosten mag je 100 procent aftrekken van je opbrengsten. Eventuele vergoedingen die je voor de kosten hebt ontvangen, moet je bij de opbrengsten optellen.

Gemengde kosten
Sommige kosten vallen zowel in de zakelijke als in de privésfeer. Van deze zogenaamde gemengde kosten is logisch alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Het zakelijke deel moet wel wat voorstellen. Als het zakelijke belang gering is, dan zijn die kosten niet aftrekbaar. De fiscus geeft een aantal voorbeelden van gemengde kosten:

– huurkosten van een pand dat is verdeeld in een zakelijk en privégedeelte
– onderhoudskosten van een pand dat bestaat uit een zakelijk en een privégedeelte
– telefoonkosten
– een auto van de zaak

Zaken als een pedicure of een knipbeurt zijn niet aftrekbaar. Mocht je twijfelen over de aftrekbaarheid van kosten, bekijk dan eens de Tabel Kosten van de Belastingdienst.

Aanloopkosten
Als je net een bedrijf bent begonnen, houd dan in het achterhoofd dat er veel is af te trekken voor de fiscus. Ook kosten die je hebt gemaakt om een onderneming op te richten. Hierbij kun je denken aan een marktverkenning en ingewonnen adviezen. Ook is het handig als starter een registratie bij te houden van de uren die je aan het voorbereiden van je onderneming besteedt. Deze mogen namelijk meetellen voor het minimumaantal uren dat je nodig hebt voor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek.

Kosten meteen aftrekken

Het kan zijn dat je je investeringen niet in één keer kunt aftrekken in het jaar dat je ze hebt gemaakt. Alle kosten die betrekking hebben op 1 jaar, trek je volledig af in het jaar waarin je ze hebt gemaakt. Voorbeelden van de fiscus:

– lonen en andere personeelskosten
– kosten van huur, verlichting, verwarming en dergelijke
– kosten van grondstoffen, goederen en diensten die je inkoopt voor het maken van omzet door de onderneming in dat jaar
– kosten die te maken hebben met het jaarlijkse onderhoud van bedrijfsmiddelen
– kosten van zaken met een geringe waarde
– Als vuistregel kun je aanhouden dat dit zaken zijn met een kostprijs van minder dan € 450.

Investeringen gespreid aftrekken
De meeste bedrijfsmiddelen mag je slechts gespreid over een aantal jaren aftrekken. Deze kosten kun je pas aftrekken naar gelang de investeringen in waarde verminderen: het zogenoemde afschrijven. De fiscus: “Vooruitbetaalde kosten, dat wil zeggen de kosten die betrekking hebben op meerdere jaren, mag je pas aftrekken in de jaren waarin je bedrijf nut heeft van die kosten.”

De fiscus geeft de volgende voorbeelden:
– gebouwen, machines, auto’s, inventaris en andere duurzame zaken die je voor de bedrijfsvoering gebruikt (de zogenoemde materiële bedrijfsmiddelen)
– vergunningen en andere niet-tastbare zaken die nut hebben voor de onderneming en waarvan het gebruik leidt tot een waardevermindering van de vergunningen (de zogenoemde immateriële bedrijfsmiddelen)
– vooruitbetaalde kosten, zoals huur, verzekeringspremie en rente
– een reclamecampagne voor drie jaar die je in één keer hebt betaald

  • Een leek op het gebied van administratie?

    Bij Prodigid Administratiekantoren kun je altijd rekenen op support!